Положення про архівний підрозділ

«ЗАТВЕРДЖУЮ»

                                                                                               Голова Червонозаводського

районного суду м. Харкова

І.М.ШЕЛЕСТ

Наказ   №  02-03/131  від    

29. 12.2012  року

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ Червонозаводського районного суду м. Харкова

1. Загальні положення

 1.1Архівний підрозділ   Червонозаводського районного суду м. Харкова (далі  Архів) утворено Червонозаводським районним судом м. Харкова - для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

1.2. Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною Червонозаводського районного суду  м.  Харкова та входить до служби діловодства.

 У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архів може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо) або функції щодо його ведення покладаються на одного з працівників організації (далі - особа, відповідальна за архів).

1.3 У своїй діяльності архів керується:

- Конституцією України;

- Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»;

- Постановами Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України;

- Рішеннями та розпорядженнями вищих виконавчих органів;

- чинним  законодавством України;

- уніфікованою системою організаційно- розпорядчої документації органів державної влади і управління;

- правилами, інструкціями і рекомендаціями Державного комітету архівів України;

- інструкції з діловодства в місцевому суді;

- типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації;

- цим Положенням;

- правилами внутрішнього розпорядку;

Положення про архів суду, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з архівним відділом Харківської міської ради, після чого затверджується головою суду.

1.4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує голова Червонозаводського районного суду м. Харкова і звітує перед ним про проведену роботу.

1.5. Коло службових обов'язків працівників архівного підрозділу  визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату Червонозаводського районного суду м. Харкова.

2.  Основними завданнями архіву є:

-           приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

-           контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах суду;

-          участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

-           ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі –Правила) Державному архіву Харківської області;

-           проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

-           створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

-          організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

-           підготовка, передача та транспортування (за рахунок суду) документів Національного архівного фонду до архівного відділу Харківської міської ради;

-           участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

 3. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

-          вимагати від структурних підрозділів суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

-           повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

-          давати структурним підрозділам суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

-          запитувати від структурних підрозділів суду відомості, необхідні для роботи;

-           інформувати керівництво суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

-           брати участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

 Керівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату Червонозаводського районного суду  м. Харкова.

            Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами суду визначається керівником суду.

 Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є керівник архіву або особа, відповідальна за архів.

4. До складу документів архіву входять:

-          документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації, та документи з особового складу;

-           науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;

-          фонди особового походження працівників суду, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

-           друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

-           довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

-          документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів суду до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

            Науково-технічна документація передається до архіву суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

 Аудіовізуальні документи передаються до архіву організації одразу після завершення їх виробництва.

5. Встановлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі організації:

-   для документів постійного зберігання – 10 років;

-  для документів з особового складу – 75 років;

- для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

-  для електронних документів - 3 роки;

 РОЗРОБЛЕНО:

Керівник апарату

Червонозаводського районного суд

         м. Харкова                                                               Н.О. Акименко-Євтушенко

                                                                                                          ПОГОДЖЕНО:

                                                                                                          Протокол ЕК архівного відділу

                                                                                                          Харківської міської ради

                                                                                                          № ____ від ____________  року

                                                                                                          Секретар ЕК _______________

                                                                                                          _____________________ П.І.Б.